Recepcionista virtual per a clíniques: què cal provar

Què fa una recepcionista virtual en una clínica?

Pot recollir una petició, informar dels horaris i tramitar una cita si disposa d’una connexió compatible i unes regles aprovades. També pot passar la trucada a recepció. L’abast varia segons el producte: n’hi ha que atenen per veu, d’altres per WhatsApp i d’altres que combinen canals.

IONOS, per exemple, documenta connexions amb Google Calendar, Outlook, Cal.com i Calendly. Això acredita aquestes funcions al seu producte, però no demostra que pugui escriure en qualsevol programa clínic. Demana que t’ensenyin la integració amb la versió i el pla que fas servir tu.

A Brava començaríem per les trucades que queden sense atendre durant una consulta o fora d’horari. Deixaríem la valoració sanitària en mans del professional i concretaríem quina informació administrativa pot donar l’assistent. D’aquesta manera pots avaluar una feina definida abans d’ampliar el projecte.

Com provar la recepcionista amb IA abans de contractar

Aquesta taula és una proposta nostra de prova, no una certificació del proveïdor. Fes servir pacients ficticis i una agenda separada; apunta el resultat i demana veure el registre de cada gestió. Escoltar una conversa preparada encara no permet comprovar la feina de recepció.

Com connectar la IA amb l’agenda del centre

Cal contractar la integració amb un nom i un abast concrets. Una demostració sobre un calendari buit no reprodueix un centre amb professionals, sales, bons i visites de durades diferents.

1. 01

   Aclareix quina agenda mana

   Apunta el programa, la versió, el pla contractat i qui dona els permisos. Si treballes amb Doctoralia, Clinic Cloud o un altre gestor, demana confirmació escrita de la connexió disponible; esmentar una marca en una presentació no acredita que sigui compatible amb el teu compte.

2. 02

   Escriu les regles de cada visita

   Indica quins serveis pot reservar, amb quins professionals i quins recursos necessita. Distingeix una primera visita d’una sessió de seguiment i concreta qui decideix la durada quan la petició no és prou clara.

3. 03

   Comprova els canvis en tots dos sentits

   Crea, modifica i anul·la cites fictícies des del telèfon i des de recepció. Verifica que totes dues parts veuen el mateix estat i que tornar a intentar una gestió després d’un tall no genera una altra reserva.

4. 04

   Acorda com continuareu atenent

   Si el programa no permet escriure-hi de manera fiable, limita l’assistent a recollir peticions per revisar. Decideix qui les rep, com detecta les pendents i com torna el centre a l’atenció manual quan el servei deixa de funcionar.

Una trucada de prova en català i castellà

Quines dades dels pacients necessita la IA de recepció?

El RGPD obliga a limitar les dades al que cal i protegeix especialment les relatives a la salut. Demanar cita pot revelar informació sanitària encara que l’assistent només faci feina administrativa. Abans d’activar el servei, revisa aquests punts amb qui porti la protecció de dades del centre.

• ✓Concreta la finalitat i la base jurídica aplicable. Si es tracten dades de salut, determina també quina condició permet fer-ho; una trucada no autoritza qualsevol ús posterior de la informació.
• ✓Demana el contracte d’encàrrec quan correspongui i la llista de subencarregats. Comprova qui proporciona telefonia, transcripció, model d’IA i allotjament, i quines transferències internacionals hi pot haver.
• ✓Decideix què es desa i durant quant de temps. Enregistrar l’àudio, transcriure’l i conservar-ne un resum són tractaments que cal justificar; no cal activar totes les opcions del producte.
• ✓Limita els accessos al que exigeix la gestió. Per respondre horaris no cal accedir a tota la història clínica; tampoc no incloguis detalls sanitaris en avisos visibles per a persones que no els necessiten.
• ✓Prepara la informació al pacient, els permisos del personal i l’atenció dels drets. Valora si cal una avaluació d’impacte segons el risc del tractament concret, abans de fer servir dades reals.

Quant costa una recepcionista virtual per a clíniques?

Compara un mateix abast: posada en marxa, quota, trucades o minuts, número de telèfon, desviaments, integració i suport. Pregunta què passa quan superes el consum i si modificar horaris o serveis està inclòs. La quota anunciada, tota sola, no representa el cost del projecte.

Com a referència comprovable, la pàgina oficial d’IONOS consultada el 30 d’octubre de 2026 mostra una opció de 69 €/mes sense IVA, amb 100 trucades incloses, reserva mitjançant calendari i 0,39 € per trucada addicional. És la tarifa d’aquell producte, no un preu de Brava ni una oferta validada per al teu programa clínic.

Per comparar, suposem 150 trucades en un mes amb aquestes condicions: 69 + (150 − 100) × 0,39 = 88,50 € sense IVA. És un càlcul hipotètic de quota i excés de trucades; afegeix-hi les partides que corresponguin a telefonia, configuració, integració i manteniment. Confirma les condicions vigents abans de contractar.

Plantilla per demanar pressupostos que puguis comparar

Pots enviar aquest encàrrec a qui hagi d’implantar el sistema. Omple’l amb l’equip i demana que totes les ofertes responguin als mateixos apartats, perquè una llicència i un servei complet inclouen feines diferents.

1. 01

   Descriu la cobertura

   «Volem atendre aquestes gestions i en aquestes franges: [...]. Han de funcionar aquests idiomes: [...]. El número actual el gestiona [...] i volem que recepció continuï atenent primer quan estigui disponible». Inclou com es desactiva el desviament.

2. 02

   Concreta l’agenda i la derivació

   «Fem servir [...] amb el pla [...]. Permetem reservar aquests serveis: [...]. Les consultes clíniques i les excepcions passen a [...] amb aquest circuit: [...]». Afegeix quina alternativa s’ofereix quan aquesta persona no respon.

3. 03

   Demana lliurament, proves i costos

   «El lliurament ha de superar les proves de la taula amb dades fictícies i resultats visibles. Separeu alta, quota, consum, telefonia i manteniment; indiqueu qui corregeix errors, com exportem els registres i com revoquem els accessos en acabar». Per dissenyar aquest circuit pots consultar el nostre servei d’automatitzacions amb IA.

Quan començar i quan endreçar primer la recepció

Començaríem amb una cobertura limitada si el centre sap quines trucades vol resoldre, té l’agenda al dia i assigna a una persona la revisió d’incidències. Durant el pilot mesuraríem gestions completades, errors d’agenda, derivacions i temps dedicat a corregir-les. Atendre una trucada només és una part del resultat.

Si ningú no té clar quina agenda mana o com es resol un canvi, convé ordenar aquesta feina abans d’automatitzar-la. Pots preparar una demo amb un cas fictici que representi la teva recepció i demanar que també s’hi vegi un error. Recomanem decidir segons allò que queda resolt i comprovat quan s’acaba la trucada.