AutomatitzacióFinances

Cas Factures de subministraments: Les factures de llum i aigua es registren soles

Cada factura que arriba a la carpeta de Microsoft 365 acaba al CRM sense que ningú la tecleji. L'equip només revisa el que la IA marca com a dubtós.

Abans i ara.

Abans

Amb Brava

Així treballa el sistema. La IA en verd; les persones, sempre presents.

01EntradaArriba la facturaCarpeta de Microsoft 365El client deixa les factures en una carpeta compartida. Power Automate detecta cada arxiu nou.
02IALectura de la facturaFormat comúLa IA llegeix el PDF, sigui del proveïdor que sigui, i n'extreu període, consum, import i impostos.
03ReglaComprovacióImports i duplicatsLa base més els impostos ha de quadrar amb el total i la factura no pot estar ja registrada.
04SistemaExcel i CRMSense copiar resLes dades es desen a l'Excel de control i es pugen soles al CRM de l'empresa.
05PersonaRevisióNomés el dubtósL'equip revisa les factures marcades i les aprova amb un clic.

Esquema simplificat del sistema real.

“L'equip va deixar de teclejar factures i ara dedica aquest temps a analitzar el consum.”

Amb què treballem

Llegir la història completa+

01 / Punt de partida
Les factures de subministraments arribaven en PDF a una carpeta de Microsoft 365. Cada proveïdor fa servir un format diferent i algú les havia de passar a mà a un Excel i després al CRM.
02 / Què vam fer
Vam muntar un flux amb Power Automate que detecta cada factura nova. La IA n'extreu les dades clau, unes regles comproven imports i duplicats, i el resultat es desa a l'Excel i es puja al CRM.
03 / Resultat
Registrar factures va passar de ser una tasca setmanal a una cosa que passa sola. L'equip només intervé quan la IA marca una excepció.