AutomatizaciónFinanzas

Caso Facturas de suministros: Las facturas de luz y agua se registran solas

Cada factura que llega a la carpeta de Microsoft 365 acaba en el CRM sin que nadie la teclee. El equipo solo revisa lo que la IA marca como dudoso.

Antes y ahora.

Antes

Con Brava

Así trabaja el sistema. La IA en verde; las personas, siempre presentes.

01EntradaLlega la facturaCarpeta de Microsoft 365El cliente deja las facturas en una carpeta compartida. Power Automate detecta cada archivo nuevo.
02IALectura de la facturaFormato comúnLa IA lee el PDF, sea del proveedor que sea, y extrae periodo, consumo, importe e impuestos.
03ReglaComprobaciónImportes y duplicadosLa base más los impuestos tiene que cuadrar con el total y la factura no puede estar ya registrada.
04SistemaExcel y CRMSin copiar nadaLos datos se guardan en el Excel de control y se suben solos al CRM de la empresa.
05PersonaRevisiónSolo lo dudosoEl equipo revisa las facturas marcadas y las aprueba con un clic.

Esquema simplificado del sistema real.

“El equipo dejó de teclear facturas y ahora dedica ese tiempo a analizar el consumo.”

Con qué trabajamos

Leer la historia completa+

01 / Punto de partida
Las facturas de suministros llegaban en PDF a una carpeta de Microsoft 365. Cada proveedor usa un formato distinto y alguien tenía que pasarlas a mano a un Excel y después al CRM.
02 / Qué hicimos
Montamos un flujo con Power Automate que detecta cada factura nueva. La IA extrae los datos clave, unas reglas comprueban importes y duplicados, y el resultado se guarda en el Excel y se sube al CRM.
03 / Resultado
Registrar facturas pasó de ser una tarea semanal a algo que ocurre solo. El equipo solo interviene cuando la IA marca una excepción.